RÉSUMÉ DU POSTE 

L'Officier de dédouanement soutient le traitement rapide et conforme des activités de dédouanement à l'importation et à l'exportation pour les marchandises et fournitures nécessaires aux opérations IMC. Travaillant en étroite collaboration avec les autorités douanières et réglementaires, les prestataires de services logistiques et les équipes internes, ce rôle contribue à garantir une documentation précise, le respect des exigences applicables et la fluidité des expéditions.

Pour accomplir ce travail, une personne doit être capable d'accomplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables.

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

•    Soutenir la communication et la coordination entre l'IMC et les autorités douanières, réglementaires et autres autorités pertinentes sur les questions liées à l'autorisation d'importation et d'exportation.
•    Collaborer avec les transitaires, les courtiers en douane, les transporteurs, les sous-traitants et d'autres prestataires de services logistiques pour faciliter les activités de dédouanement.
•    Préparez, examinez et soumettez les déclarations douanières, les permis, les dérogations, les demandes d'exemption et toute autre documentation d'expédition et réglementaire, selon le cas.
•    Suivez et tracez les expéditions de l'origine à la destination et fournissez des mises à jour régulières de l'état aux parties prenantes concernées.
•    Coordonnez avec les équipes des achats, de l'entrepôt, des programmes, des finances et d'autres équipes internes afin d'assurer une documentation complète, précise et en temps voulu pour les activités de dédouanement.
•    Aider à la réception des marchandises en vérifiant les quantités, l'état et la documentation par rapport aux bons de commande, documents d'expédition et manifestes, et signalez les écarts.
•    Soutenir les arrangements de transport et les formalités associées afin d'assurer la livraison rapide de la cargaison.
•    Respectez les réglementations douanières applicables, les exigences commerciales, les procédures internes et les normes de documentation.
•    Identifier et escalader les retards, les risques de non-conformité ou les incohérences affectant les processus de dédouanement.
•    Tenir des registres organisés et précis des activités d'habilitation, de la documentation, des approbations et des communications pour des fins de conformité et d'audit.
•    Contribuer à l'amélioration des processus de dédouanement et de documentation des expéditions grâce à une tenue de dossiers précise et un suivi en temps opportun.

Accomplissez d'autres tâches assignées. Les devoirs et responsabilités énumérés dans ce document reflètent la nature et le volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustifs.

QUALIFICATIONS MINIMALES
•    Licence en logistique, gestion de la chaîne d'approvisionnement, commerce international, administration des affaires ou domaine connexe, ou une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
•    Minimum de 3 ans d'expérience en dédouanement, transit, expédition de fret, logistique ou opérations d'import/export, de préférence dans des ONG, humanitaires ou dans le développement international.
•    Connaissance pratique des procédures douanières, des processus d'import/exportation, des exigences réglementaires et de la documentation d'expédition.
•    Il est préférable d'avoir une expérience en coordination avec les transitaires, les officiers douaniers, les fournisseurs de transport et les autorités gouvernementales ou réglementaires concernées.
•    Solides compétences organisationnelles avec la capacité de gérer plusieurs tâches et de tenir des dossiers précis dans un environnement dynamique.
•    Bonnes compétences en communication, coordination et résolution de problèmes.
•    Maîtrise des applications Microsoft Office et des systèmes opérationnels pertinents.
•    Maîtrise de l'anglais requise ; Des compétences linguistiques locales ou régionales supplémentaires sont préférées, selon le cas de la station.
•    Attention aux détails et capacité à travailler sous pression tout en maintenant la précision et la conformité.
 

POSITION SUMMARY 

The Customs Clearance Officer supports the timely and compliant processing of import and export clearance activities for goods and supplies required for IMC operations. Working closely with customs and regulatory authorities, logistics service providers, and internal teams, the role helps ensure accurate documentation, compliance with applicable requirements, and the smooth movement of shipments.

To carry out this work, a person must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodations.

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES

•    Support communication and coordination between IMC and customs, regulatory, and other relevant authorities on matters related to import and export clearance.
•    Liaise with freight forwarders, customs brokers, transporters, subcontractors, and other logistics service providers to facilitate customs clearance activities.
•    Prepare, review, and submit customs declarations, permits, waivers, exemption requests, and other shipping and regulatory documentation, as applicable.
•    Track and trace shipments from origin to destination and provide regular status updates to relevant stakeholders.
•    Coordinate with procurement, warehouse, program, finance, and other internal teams to ensure complete, accurate, and timely documentation for clearance activities.
•    Assist with the receipt of goods by verifying quantities, condition, and documentation against purchase orders, shipping documents, and manifests, and report discrepancies.
•    Support transport arrangements and related formalities to help ensure timely delivery of cargo.
•    Follow applicable customs regulations, trade requirements, internal procedures, and documentation standards.
•    Identify and escalate delays, non-compliance risks, or discrepancies affecting customs clearance processes.
•    Maintain organized and accurate records of clearance activities, documentation, approvals, and communications for compliance and audit purposes.
•    Contribute to improving customs clearance and shipment documentation processes through accurate recordkeeping and timely follow-up.

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and volume of the work assigned and are not necessarily comprehensive.

MINIMUM QUALIFICATIONS
•    Bachelor’s degree in Logistics, Supply Chain Management, International Trade, Business Administration, or a related field, or an equivalent combination of education and experience.
•    Minimum of 3 years of experience in customs clearance, transit, freight forwarding, logistics, or import/export operations, preferably in NGO, humanitarian, or international development settings.
•    Working knowledge of customs procedures, import/export processes, regulatory requirements, and shipping documentation.
•    Experience coordinating with freight forwarders, customs brokers, transport providers, and relevant government or regulatory authorities is preferred.
•    Strong organizational skills with the ability to manage multiple tasks and maintain accurate records in a fast-paced environment.
•    Good communication, coordination, and problem-solving skills.
•    Proficiency in Microsoft Office applications and relevant operational systems.
•    Fluency in English required; additional local or regional language skills preferred, as applicable to the duty station.
•    Attention to detail and ability to work under pressure while maintaining accuracy and compliance.