RÉSUMÉ DU POSTE   

Le/la responsable financier(ère) est chargé(e) de maintenir de solides systèmes et contrôles financiers et comptables pour le bureau national. Le poste consiste à effectuer des tâches financières et comptables quotidiennes, notamment l'examen et le traitement des paiements, l'archivage et la recherche de documents, la fourniture de tous les services financiers transactionnels, y compris, sans toutefois s'y limiter, l'analyse du pipeline, la préparation des rapports financiers, la paie, les rapprochements, les comptes créditeurs et débiteurs.  

Pour mener à bien ce travail, une personne doit être capable de remplir chaque fonction essentielle avec ou sans aménagements raisonnables. 

PRINCIPALES TÂCHES ET RESPONSABILITÉS 

• Assurer les fonctions financières et comptables quotidiennes à l'échelle du programme, y compris l'enregistrement en temps opportun des transactions, la gestion de la trésorerie, les opérations bancaires, la paie, l'inventaire, les créances et les dettes.  

• Mettre en œuvre des politiques financières pour garantir l'efficacité opérationnelle 

• Mettre en œuvre des systèmes pour les opérations financières dans le bureau national et dans les bureaux de programme de zone conformément au manuel financier international et aux règlements des donateurs, y compris des systèmes pour la gestion des flux de trésorerie, la budgétisation, la consolidation des informations comptables, les contrôles internes, les rapports financiers, la tenue des registres financiers, la gestion des subventions et la conformité.  

• Contribuer à l'amélioration continue des systèmes financiers/comptables, du traitement, des procédures et processus transactionnels 

• Traiter les factures et les pièces justificatives entrantes, en veillant à ce qu'elles soient correctement approuvées, estampillées et codées, après avoir été soumises au service des finances. 

• Examiner les demandes d'achat et les étapes de la passation de marchés (offres, résumé de l'offre, bons de commande) et recueillir les signatures nécessaires. Examiner les documents de sauvegarde des accords applicables et s'assurer d’obtenir les signatures nécessaires  

• Veiller à ce que les transactions soient complètes, exactes et effectuées dans les délais impartis. 

• Examiner les dépenses estimées préparées par l'équipe du programme et s'assurer que toutes les pièces justificatives nécessaires sont fournies. Consolider et alimenter les pipelines mensuels et s'assurer que les soldes et les affectations sont réalistes et correspondent aux registres comptables.  

• Assure le suivi mensuel des entrées dans le système TM1 avec les équipes du programme, en veillant à ce que les budgets et les modifications soient dûment saisis et disponibles dans le système. Veiller à ce que l'analyse des écarts soit revue, correcte et mise à jour et à ce que les rapports mensuels sur le pipeline soient complétés et soumis au siège en temps opportun.  

• Aider à la préparation et à la planification des budgets et des modifications budgétaires.  

• Travailler à la préparation des divers calendriers d'audit pour faciliter l'audit annuel. Soutenir les audits annuels et les audits de projets désignés. Mettre en œuvre les recommandations d'audit et travailler à la résolution des constatations d'audit, le cas échéant 

• Préparer les rapports financiers internes et externes, veiller à ce que les rapports soient rapprochés des documents comptables et conformes aux politiques et règles internes et externes. Il s'agit notamment des rapports financiers des donateurs, des rapports à soumettre aux organes gouvernementaux, des calendriers et rapports internes d’IMC.  

• Travailler à la préparation des flux de trésorerie hebdomadaires et mensuels. Planifie et demande des décaissements. 

• Fournir une assistance pour l'enregistrement des salaires et impôts des employés et d'autres déclarations fiscales. 

• Responsable des demandes de remboursement de TVA. 

• Travaille à la clôture mensuelle et à la clôture de l'exercice, chaque mois, en coordination avec l'équipe financière. 

• Met à jour et rapproche mensuellement l’analyse des comptes clients et des comptes créditeurs. Assure le suivi de tous les soldes des comptes débiteurs et des comptes créditeurs et procéder à tous les ajustements nécessaires avec le/la superviseur(se) avant la clôture mensuelle. 

• Travaille avec l'équipe sur les écritures comptables dans Costpoint-Deltek. S'assure que l’ensemble des paiements et autres écritures comptables sont étayés par les pièces justificatives appropriées. Préparer les rapprochements mensuels des caisses et des banques, ainsi que les journaux des opérations de caisse et de banque (CTJ/BTJ), en plus du calcul du taux de change moyen 

• Assiste le personnel financier supérieur dans la préparation des rapports financiers mensuels et répond à toute autre tâche liée aux finances demandée par le bureau national et/ou les bureaux du siège, par exemple le service financier international. 

• Veille à ce que les dossiers financiers stockés soient répertoriés physiquement et électroniquement et tenus à jour. 

Effectuer les autres tâches qui lui sont confiées. Les fonctions et responsabilités énumérées dans le présent document sont représentatives de la nature et du volume du travail assigné et ne sont pas nécessairement exhaustives.

QUALIFICATIONS MINIMALES 

• En règle générale, un diplôme universitaire de 4 ans en comptabilité, finance ou administration des affaires. Une combinaison équivalente de formation et d'expérience pertinentes peut être acceptée le cas échéant ; 

• En règle générale, 3 ans ou plus d'expérience pertinente et progressive dans le domaine de la finance/comptabilité 

• Une connaissance des différents règlements financiers des donateurs tels que USAID, DFID, ECHO, les donateurs de l'ONU est préférable 

• Connaissance des principes comptables 

• Compréhension et expérience avérées des pratiques comptables et de reddition de comptes ; 

• Une expérience des systèmes comptables informatisés, une expérience des systèmes ERP est préférable ; 

• Une expérience de travail auprès d’ONGI est préférable  

• Doit être capable de s'acquitter de ses responsabilités de manière autonome avec un minimum d'assistance technique au sein de l'organisation ; 

• Engagé(e) dans un processus d'apprentissage continu ; disposition à se tenir informé(e) des nouveaux développements.  

• Excellentes compétences en matière de communication et de relations avec les clients.

JOB SUMMARY   

A Finance Officer is responsible for maintaining sound financial and accounting systems and controls for the Country office. The role entails performing day to day finance and accounting tasks including, reviewing, and processing payments, filing and document retrieval, providing all transactional financial services, including but not limited to pipeline analysis, preparation of financial reports, payroll, reconciliations, accounts payable and receivable.  

To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential function with or without reasonable accommodation. 

MAIN TASKS AND RESPONSIBILITIES 

• Work on daily program-wide finance and accounting functions including timely recording of transactions, cash management, banking, payroll, inventory, receivables, and payables.  

• Implement financial policies to guarantee operational efficiency 

• Implement systems for financial operations in the country office and in area program offices in accordance with the International Finance Manual and donor regulations, including systems for cash flow management, budgeting, consolidation of accounting information, internal controls, financial reporting, financial record-keeping, grant management and compliance.  

• Contribute to the continuous improvement of financial/ accounting systems, transactional processing, procedures, and processes 

• Process incoming invoices and vouchers, ensuring that these are properly approved, stamped, and coded, after being submitted to the Finance Department. 

• Review Purchase Requisitions ’s and procurements steps (offers, bid summary, Purchase Orders) and collects necessary signatures. Review applicable agreements backup documentation and ensure that necessary signatures are obtained  

• Ensure that transactions are complete, accurate and within the time set. 

• Review estimated expenses prepared by the program team and make sure all needed supporting documentation is provided. Consolidate and provide input to monthly pipelines and ensure balances and allocations are realistic and match the accounting records.  

• Follows up on TM1 system entries monthly with program teams, ensuring budgets and amendments are duly entered and available in the system. Ensure that Variance analysis is reviewed, correct and updated and that monthly pipeline reports are completed and submitted to HQ timely.  

• Assist in preparation and planning of budgets and budget amendments.  

• Work on preparation of various supporting audit schedules to facilitate annual audit. Provide support for annual audits and designated project audits. Implement audit recommendations and work on resolving audit findings, as applicable 

• Prepare internal and external financial reports, ensure that reports are reconciled with accounting records and in line with internal and external policies and rules. This includes, but is not limited to donor financial reports, applicable reports for the submission to government bodies, internal IMC schedules and reports.  

• Work on preparation of weekly and monthly cash flow. Plans and requests cash disbursements. 

• Provide support in recording employee salaries and taxes and other tax reporting. 

• Responsible for VAT claims. 

• Works on in the month closure on a monthly basis, and fiscal year closure in coordination with the finance team 

• Updates and reconciles analysis of Accounts Receivables and Accounts Payables monthly. Keeps track on all Accounts Receivable and Accounts Payable balances, addresses all necessary adjustments with the supervisor before month close end. 

• Works with the team on the accounting entries into Costpoint-Deltek. Ensures there is proper supporting documentation for all payments and other accounting entries. Prepare Monthly Cash on Hand and Bank Reconciliations, and Cash/Bank transaction journals (CTJ/BTJ) in addition to the Average Exchange Rate Calculation 

• Assists senior finance staff in the preparation of monthly financial reports and respond to any other finance-related task requested by country office and/or HQ offices e.g., International Finance. 

• Ensure stored finance files are listed physically and electronically and are kept up to date. 

Perform other duties as assigned. The duties and responsibilities listed in this document are representative of the nature and level of work assigned and not necessarily all inclusive. 

MINIMUM QUALIFICATIONS 

• Typically, a 4-year University Degree in Accounting, Finance or Business Administration. Equivalent combination of relevant education and experience may be substituted as appropriate; 

• Typically, 3+ years of relevant and progressive experience working in finance/accounting 

• Knowledge of varied donor financial regulations such as USAID, DFID, ECHO, UN donors is preferred 

• Knowledge of accounting principles 

• Demonstrated understanding of and experience using accountability and accounting practices; 

• Experience in working with computerized accounting systems, experience with ERP systems preferred; 

• Experience working with INGOs preferred  

• Must be able to carry out responsibilities independently with minimal technical support from within the organization; 

• Committed to continuous learning; willingness to keep abreast of new developments.  

• Excellent communication and customer relations skills.